Dlaczego warto nagrywać spotkania
Nagranie jest najpewniejszym zapisem tego, co ustalono. Notatki robione w trakcie rozmowy są niepełne, bo osoba, która notuje, nie może jednocześnie słuchać i uczestniczyć. Z nagrania można wrócić do decyzji, terminów i nazwisk, a z tekstu transkrypcji da się napisać protokół bez przesłuchiwania całej rozmowy.
Najczęściej nagrywa się:
- cotygodniowe spotkania zespołu i spotkania projektowe,
- rozmowy rekrutacyjne i oceny pracownicze,
- rozmowy z klientem i prezentacje ofert,
- szkolenia i webinary wewnętrzne,
- wywiady badawcze i konsultacje.
Przed spotkaniem sprawdź uprawnienia
We wszystkich trzech narzędziach nie każdy uczestnik może włączyć nagrywanie. Zwykle potrzebna jest rola organizatora albo prowadzącego, a w firmowych kontach administrator może nagrywanie wyłączyć. Jeśli nie widzisz przycisku nagrywania, najpierw zapytaj osobę zarządzającą kontem, a nie szukaj obejść.
Warto też sprawdzić trzy rzeczy:
- gdzie zapisze się plik, na dysku komputera czy w chmurze konta firmowego,
- czy masz wolne miejsce, bo godzina wideo zajmuje zwykle kilkaset megabajtów,
- czy mikrofony działają, ponieważ jakość dźwięku decyduje o jakości transkrypcji.
Uprzedź uczestników o nagrywaniu
Zanim włączysz nagrywanie, poinformuj uczestników, że spotkanie jest nagrywane, i powiedz, w jakim celu. Narzędzia zwykle pokazują komunikat o nagrywaniu, ale dobrą praktyką jest także zapowiedź na początku rozmowy i wpis w zaproszeniu. To ogólna wskazówka organizacyjna, a nie porada prawna. Zasady dotyczące nagrywania rozmów w Twojej organizacji ustala dział prawny albo osoba odpowiedzialna za ochronę danych.
Zoom nagrywanie spotkania
W Zoomie nagrywanie włącza się z paska narzędzi na dole okna spotkania. Szukasz opcji z nazwą zbliżoną do „Nagraj” i wybierasz, czy plik ma powstać na komputerze, czy w chmurze. Dostępność nagrywania w chmurze zależy od planu konta.
Po zakończeniu spotkania Zoom przetwarza plik. Zwykle powstaje wideo w formacie MP4, a osobno sam dźwięk. Plik MP4 możesz wgrać do Meeta bez konwersji, a plik z samym dźwiękiem jest mniejszy i szybciej się wgrywa.
Microsoft Teams
W Teams opcja nagrywania znajduje się w menu rozwijanym spotkania, pod symbolem trzech kropek. Nazwa opcji zawiera słowo „nagrywanie” albo „transkrypcja”, a dostępność zależy od licencji i polityki administratora. Po zakończeniu spotkania nagranie trafia do miejsca zapisanego w ustawieniach organizacji, najczęściej do biblioteki plików w chmurze, i stamtąd je pobierasz.
Osobne zagadnienie to wbudowana transkrypcja. Jej opis znajdziesz we wpisie Teams transkrypcja, jak ją włączyć i co zrobić z nagraniem.
Google Meet nagrywanie spotkania
W Google Meet nagrywanie jest dostępne w wybranych wersjach konta i także zwykle wymaga roli organizatora. Opcję szukaj w menu z dodatkowymi działaniami, pod symbolem trzech kropek. Po spotkaniu plik trafia do chmury organizatora, a link do niego dostajesz mailem. Z chmury możesz go pobrać na dysk.
Jeśli Twoja wersja Meet nie ma nagrywania, nagraj dźwięk z komputera w inny sposób, na przykład dyktafonem w telefonie położonym obok głośnika. Jakość będzie gorsza, ale transkrypcja nadal działa.
Jak nagrać dobry dźwięk
Dobra transkrypcja zaczyna się od dobrego dźwięku. Kilka prostych zasad poprawia wynik bardziej niż jakiekolwiek ustawienia po fakcie:
- każdy uczestnik używa słuchawek z mikrofonem albo dobrego mikrofonu w laptopie,
- uczestnicy mówią pojedynczo, bez przerywania sobie,
- w pomieszczeniu jest cicho, a okna i drzwi są zamknięte,
- na początku każdy się przedstawia, co ułatwia rozpoznanie mówców,
- nazwiska i skróty powtarza się wyraźnie przy pierwszym użyciu.
Co zrobić z nagraniem po spotkaniu
Plik z nagraniem nie jest jeszcze notatką. Żeby z niego skorzystać, trzeba go zamienić na tekst. Możesz przesłuchać całość i przepisać ją ręcznie albo wgrać plik do narzędzia, które zrobi to za Ciebie.
W Meeta wgrywasz nagranie w formacie MP3, M4A, WAV, MP4 albo WEBM. Model AI rozpoznaje mowę po polsku lub po angielsku, rozdziela mówców i przygotowuje transkrypcję ze znacznikami czasu. Z tego samego nagrania powstaje notatka z decyzjami i listą zadań. W planach Zespół i Firma możesz dodatkowo wygenerować protokół ze spotkania z szablonem firmy. Więcej o tym, jak ułożyć taki dokument, napiszemy we wpisie Protokół ze spotkania wzór i co powinien zawierać.
Nie potrzebujesz bota na spotkaniu
Niektóre narzędzia wymagają, żeby na spotkanie wchodził dodatkowy uczestnik, który nagrywa rozmowę. W Meeta nie jest to potrzebne. Nagrywasz spotkanie tak, jak zawsze, w Zoomie, Teams, Meet albo dyktafonem, a plik wgrywasz po zakończeniu. Dzięki temu nikt dodatkowy nie pojawia się na liście uczestników, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad tym, który plik trafia do transkrypcji.
Taki sposób działa też z nagraniami, które nie pochodzą z rozmów online: z rozmów w sali konferencyjnej, z przesłuchań, wywiadów i wizyt u klienta. Pełny opis znajdziesz na stronie transkrypcja nagrań.
Lista kontrolna przed kliknięciem nagrywania
- Mam rolę, która pozwala nagrywać.
- Uczestnicy wiedzą, że spotkanie jest nagrywane.
- Wiem, gdzie zapisze się plik.
- Mikrofony działają i nikt nie siedzi w hałaśliwym miejscu.
- Po spotkaniu pobiorę plik i wgram go do transkrypcji.
Podsumowanie
Zoom nagrywanie spotkania, Teams i Meet działają podobnie, a różnice dotyczą głównie nazw opcji i licencji. Najważniejsze jest to, żeby uzyskać czysty dźwięk i zachować plik. Resztą zajmuje się transkrypcja, która zamienia godzinę rozmowy na tekst, notatkę i listę zadań zwykle w kilka do kilkunastu minut.